W kazdym przedsiebiorstwie, zarówno tym z dlugoletnim stazem i wysoce rozbudowana kadra pracownicza, jak i w dopiero poczatkujacej malej firmie, zetknac sie mozemy z zarzadzaniem ludzmi i ich zasobami. Ten rodzaj managmentu mozemy okreslic mianem zarzadzania grupa. By zarzadzac jakakolwiek grupa osób, trzeba dysponowac wieloma cechami kierowniczo-coachowymi. Bez tego powodzenie w prowadzeniu grupy bedzie ciezarem zarówno dla podwladnych, jak i dla prowadzacych ich koordynatora lub menedzera.
Silna reka dyktatora czy przyjazna praca przy dobrej kawie?
Lider grupy (zazwyczaj wyznaczany przez jednostke kierownicza) powinien cechowac sie przede wszystkim wielozadaniowoscia, elastycznoscia czasowa, a takze winny jest, by posiadac wiedze w kierunku, w którym ma byc realizowane zadanie zlecone grupie. Cierpliwosc, opanowanie i opinia eksperta pelnia tu równie wazna role. Bo kto, jesli nie koordynator, bedzie w stanie nas zmotywowac do wspólpracy i odpowie na nurtujace nas pytania dotyczace projektu lub zlecenia? Menedzer grupy ma takze zadanie upilnowania terminowosci realizacji poszczególnych faz projektowych. Przykladowo: menedzer malej grupy teatralnej nie tylko jest odpowiedzialny za zorganizowanie pokazów spektakli na dany okres sezonu artystycznego. Jest on równiez zobowiazany do zorganizowania harmonogramu regularnych prób, sprowadzenie lub wypozyczenie sprzetu techniczno-naglasniajacego, pomocy w doborze kostiumów, a takze (a moze przede wszystkim) w promocji wydarzenia i finalnie w przypilnowaniu, czy cale zdarzenie przebiega zgodnie z planem opracowywanym indywidualnie badz po konsultacjach grupowych w okresie obejmujacym od tygodnia do paru miesiecy wstecz.
Zarzadzanie grupa w 90% przypadków opiera sie na zaufaniu wspólpracowników. Zdecydowanie lepiej i prawdopodobnie bardziej efektywnie zrealizujemy projekt (i jego wyznaczone fazy) oraz zmotywujemy wspólpracowników, z którymi znamy sie juz od jakiegos czasu. Nie oznacza to jednoczesnie, ze jesli otrzymamy stanowisko menedzera grupy (przykladowo projektowej), w której nie znamy ani jednej osoby, nie osiagniemy sukcesu, tudziez bedziemy miec problem z komunikacja i realizacja wyznaczonych zadan. Moze sie okazac, ze poprzez brak znajomosci grupy i jej czlonków nie wystapia konflikty i problemy na podlozu prywatnym. Potencjalna nieznajomosc wspólpracowników bedzie miala lepszy efekt przy ocenie koncowej finalnego projektu, niz ta, która ciagnie za soba cienie przynajmniej paromiesiecznej znajomosci. Ryzyko wystapienia takiego konfliktu wzrasta wraz ze stazem znajomosci czlonków grupy.
Istotna sprawa w zarzadzaniu grupa jest zdolnosc do wspólpracy kierujacego z osobami pracujacymi w zespole projektowym. Jak wielu z Was wolaloby pracowac z koordynatorem â?” dyktatorem, który wylacznie zada i wskazuje palcem, zamiast wspomagac Was w realizacji projektu? Mysle, ze procent odpowiedzi twierdzacych na to pytanie znajduje sie bardzo blisko zera. Jezeli bedziemy wspólpracowac na równi z naszymi â?žpodwladnymiâ?ť, to nie tylko bedziemy postrzegani jako osoby bardziej otwarte na wspólprace i rozwiazywanie potencjalnych problemów, które moga wystapic w czasie realizacji projektu, ale bedziemy miec równiez wglad w biezacy stan postepów w dazeniu do wyznaczonych w harmonogramach celów.
Najwiekszym wrogiem w zarzadzaniu grupa jest presja. Nie tylko ta, która wspominamy najczesciej â?” presja czasu. To równiez presja oczekiwan kierowników i klientów, laczaca ze soba presje czasu i precyzji wykonania zadania. Czynnik ten powoduje wzrost stresu na znacznym poziomie. Pod wplywem presji zaczynamy zadawac sobie wiele pytan, przykladowo: co, jezeli goni nas termin oddania projektu, a grupa utknela w jednym z poczatkowych etapów jego realizacji? W tego typu przypadkach przede wszystkim nalezy wystrzegac sie wpadania w panike. Jezeli pierwotnie zalozony plan realizacji zadania okazal sie nieco awykonalny na danym etapie, nalezy go przeorganizowac. Dobra organizacja pracy, rozlozona w czasie na pare lub parenascie etapów, jest doskonalym wyznacznikiem tego, co powinno zostac wykonane w danym okresie, co mozemy przyspieszyc badz przelozyc, a z czym musimy zmierzyc sie w trybie pilnym. Wyznaczenie â?ždeadlineâ?Tówâ?ť pomaga grupie z realizowaniem projektu ciagiem, bez koniecznosci robienia przerw, zawieszania zadan czy outsourcingu danego etapu innemu wykonawcy. Problem z czasem mamy zatem z glowy, o ile zastosujemy dobrze opracowany harmonogram realizacji projektu. A co, jesli grupa ma problem z â?ždocieraniemâ?ť sie zespolu, co generuje problemy i jest kolejnym czynnikiem zwiekszajacym poziom stresu? Tutaj wkraczamy w ramy psychologii w zarzadzaniu. Ten typ konfliktów najlepiej jest rozwiazac poprzez rozmowy z grupa, a nastepnie z jej poszczególnymi czlonkami, by ustalic, który z nich niekorzystnie wplywa na prace calosci. Nawet, jezeli takowe konflikty nie maja miejsca, warto omawiac z grupa biezaca sytuacje i w trybie ciaglosci eliminowac problemy w zarodku.
Zmierzajac ku koncowi tego tekstu â?” w zarzadzaniu grupa wazne jest, by znalezc zloty srodek. Nie ograniczac sie do jednego modelu zarzadzania grupa â?” surowego dyktatora czy slodkiego wspólnika projektu. Waznym jest, aby zrównowazyc dzialania kierownicze tak, by zachowywac przyjazna atmosfere w czasie realizacji projektu i nie dac sie zagluszyc, bo w koncu jakiz z nas lider, kiedy grupa wchodzi nam na glowe?